Boîte à outils et formalités

Déclarer votre manifestation

Avant le spectacle ou la manifestation, l’association doit demander à la mairie une autorisation. Vous devez indiquer :

  • les coordonnées de l’association,
  • celles des responsables en charge de l’organisation,
  • l’objet,
  • le lieu,
  • la date et les horaires de début et de fin,
  • l’itinéraire si la manifestation implique le déplacement de personnes (défilé, cortège),
  • une estimation du nombre de participants attendus,
  • le descriptif des dispositifs de sécurité mis en place,
  • toutes particularités de la manifestation.

Les dirigeants de l’association devront, en prévision :

  • faire le point sur les assurances nécessaires, sachant que, selon les situations, il faudra soit demander une extension du contrat d’assurance en cours, soit souscrire une assurance spécifique ;
  • le cas échéant, interroger les services compétents (notamment mairie et pompiers) sur les mesures de sécurité à prendre dans la perspective de l’accueil du public.

La mairie peut apporter son soutien technique selon les disponibilités (prêt de matériel, mise à disposition de personnels techniques, prêt de salles, etc.). Les forces de police ou de gendarmerie peuvent contribuer à la concrétisation des dispositifs de sécurité.

Occupation du domaine public

Toute manifestation organisée temporairement sur la voie publique doit faire l’objet d’une autorisation par le maire ou le préfet (si l’événement a lieu sur le territoire de communes où la police nationale est compétente).

Les arrêtés nécessaires concernant la circulation ou le stationnement seront pris et délivrés à l’association.

La mairie va vérifier que les mesures nécessaires pour assurer la sécurité des personnes ont bien été anticipées (relation avec les pompiers, mise en place éventuelle d’un poste de secours, etc.) ; que les installations envisagées (tentes, enceintes, gradins, scènes, manèges, etc.) répondent aux obligations légales et réglementaires de sécurité ; que l’association a souscrit les assurances nécessaires ; que l’association a prévu, si nécessaire, les mesures utiles pour remettre en état la voie publique à l’issue de l’événement.

Manifestations sportives sur la voie publique

La réglementation applicable à une manifestation sportive sur la voie publique est différente selon qu’elle a lieu dans des lieux ouverts ou non à la circulation, avec participation ou non de véhicules à moteur.  Toute épreuve ou compétition sur la voie publique doit faire l’objet d’une autorisation (ou d’une simple déclaration s’il s’agit d’une manifestation « non compétitive ») auprès de la sous-préfecture de Redon pour le département d’Ille-et-Vilaine.

Depuis décembre 2017, les courses cyclistes, pédestres, triathlons, trails et les randonnées pédestres, VTT… qui se déroulent sur le territoire d’une seule commune font simplement et uniquement l’objet d’une déclaration auprès du maire de la commune concernée.

Connaître les lieux et délais de dépôt des dossiers par type de manifestations.

Pour plus d’informations, consultez le site de la Préfecture d’Ille-et-Vilaine.

Vous pouvez adresser vos questions à : sp-redon-epreuves-sportives@ille-et-vilaine.gouv.fr

Sécurisation des événements de voie publique

Le Ministère de l’intérieur a publié un guide national de bonnes pratiques de sécurisation d’un événement (octobre 2018).

Autorisation d’ouverture de buvette

Demande de débit de boissons :

Demande à faire par le Président, le Vice-Président ou le Secrétaire de l’association.

  • A déposer à l’accueil de la mairie ou par e-mail à : accueil@montfort-sur-meu.fr
  • Au maximum 3 mois avant et au minimum 15 jours avant la manifestation

Si votre demande est acceptée, vous devrez passer en mairie signer à votre tour l’arrêté du Maire autorisant l’ouverture temporaire de votre débit de boisson.

Connaître les règles applicables à l’ouverture d’un débit de boisson.

Les lotos, loteries et tombolas

Ces pratiques sont souvent utilisées par les associations pour augmenter leurs ressources propres, notamment lors de manifestations.

Connaître les informations réglementaires sur les lotos, loteries et tombolas.

Diffusion musicale et droits d’auteur

Connaître les obligations à l’égard de la SACEM.

Diffusion de films

Connaître la réglementation spécifique pour les projections d’œuvres cinématographiques à caractère non commercial.

Manifestation éco-responsable

De plus en plus de responsables associatifs souhaitent limiter l’impact de leurs projets sur l’environnement et y intégrer une dimension écologique. Un Collectif a élaboré un outil d’Auto Diagnostic Environnemental pour les Responsables d’Evénements (ADERE), qui permet de réfléchir concrètement aux différents aspects de la mise en œuvre d’un évènement, pour adopter une démarche « éco-responsable ».

Création d’association régie par la loi du 1er juillet 1901

Pour obtenir la capacité juridique, une déclaration est à adresser à la Préfecture ou à la sous-préfecture du siège social de l’association.

Lors de cette déclaration se fait la demande de publication au Journal Officiel des Associations et Fondations d’Entreprise (JOAFE).
Aussi l’association s’engage à régler le montant des frais d’insertion :

  • Déclaration de création d’association / 44 € (inclus la déclaration de dissolution)
  • Déclaration de modification d’association / 31 €
  • Déclarations d’associations dont l’objet ou le nouvel objet publié dépasse 1000 caractères / 90 €

Modification / Dissolution de votre association

Les associations ont l’obligation légale de faire connaître à la Préfecture ou à la sous-préfecture tous les changements survenus dans leur administration ou direction et toutes les modifications apportées à leurs statuts et ce, dans un délai de 3 mois.

Assurance

Une association doit souscrire une assurance responsabilité civile afin de couvrir les risques pécuniaires encourus en cas de dommage causé par ses salariés, bénévoles, adhérents et dirigeants à un tiers. Elle peut proposer une assurance à ses adhérents. Si elle est propriétaire de véhicules, elle doit au moins souscrire une assurance responsabilité civile pour couvrir les dommages en cas d’accident. Si elle est locataire ou qu’une salle est mise à sa disposition, elle doit au moins souscrire une garantie des risques locatifs.

Le n° SIREN de l’INSEE

Le numéro SIREN est un numéro attribué à chaque personne morale. Il n’est pas obligatoire pour les associations, mais une association souhaitant demander une subvention, recruter un salarié ou développer des activités commerciales doit en demander un.

Connaître les démarches pour demander un n° SIREN.

Les associations d’intérêt général

Un organisme d’intérêt général peut délivrer des reçus fiscaux à ses donateurs et membres afin qu’ils puissent bénéficier d’une réduction d’impôt.

Les organismes concernés sont les œuvres ou organismes d’intérêt général :

  • ayant un caractère philanthropique, éducatif, scientifique, social, humanitaire, sportif, familial ou culturel ;
  • ou concourant à la mise en valeur du patrimoine artistique, à la défense de l’environnement naturel ou à la diffusion de la culture, de la langue et des connaissances scientifiques françaises.

Par ailleurs, l’association doit réunir 3 conditions : une gestion désintéressée, pas d’activité lucrative, pas de fonctionnement au profit d’un cercle restreint.

La procédure dite du « rescrit fiscal » doit être faite auprès du Centre des Finances Publiques selon un modèle de lettre défini réglementairement, en courrier recommandé avec accusé de réception.

Les associations reconnues d’utilité publique

Les associations déclarées peuvent faire l’objet d’une reconnaissance d’utilité publique leur permettant de jouir de la grande capacité juridique moyennant toutefois, en contrepartie, un contrôle de l’autorité publique.  L’avantage principal qui en résulte est de pouvoir recevoir des dons et des legs.

Connaître les conditions exigées.

Connaître les démarches pour demander la reconnaissance d’utilité publique.

 

L’association « de fait » ou « non déclarée »

C’est un groupement de personnes (physiques ou morales) qui n’a pas souhaité accomplir les formalités de déclaration. L’association non déclarée est légale mais ne bénéficie pas de la capacité juridique de la personne morale (ouverture de compte bancaire, contrat de location, subvention, dons…). Le choix de l’association « de fait » ou « non déclarée » peut donc être adapté pour un groupement dont l’objet et/ou la mise en œuvre du projet ne nécessitent pas de relations avec des tiers.

Connaître les avantages et inconvénients de l’association non déclarée.

 

Votre navigateur est dépassé !

Mettez à jour votre navigateur pour voir ce site internet correctement. Mettre à jour mon navigateur

×